Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych wyłącznie w związku z korzystaniem ze strony internetowej pod adresem https://bielawy.pl/ (serwis informacyjny gminy). Administratorem danych osobowych jest Wójt Gminy Bielawy, działający w imieniu Gmina Bielawy (dalej: „Administrator”, „my”).

Polityka nie obejmuje aplikacji mobilnej gminy, platformy BIP, ePUAP ani innych kanałów komunikacji z urzędem — dane z tych źródeł podlegają odrębnym zasadom. Wyjątek na tej stronie www stanowi wyłącznie formularz „Prześlij opinię”, za pośrednictwem którego można przekazać opinię o aplikacji mobilnej; przetwarzanie danych z tego formularza reguluje niniejsza Polityka jako część funkcjonowania witryny https://bielawy.pl/.

Dbamy o ochronę prywatności i bezpieczeństwo danych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami.

Informacje o plikach cookies i podobnych technologiach znajdują się w odrębnej Polityce cookies.

Szczegółowa informacja o przetwarzaniu danych w formularzach „Zapytaj Wójta” i „Prześlij opinię” (wymóg art. 13 i 14 RODO) znajduje się w § 12 niniejszej Polityki.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest Wójt Gminy Bielawy, działający w imieniu Gmina Bielawy (jednostki samorządu terytorialnego).

• Wójt Gminy Bielawy — Wojciech Miedzianowski
• Jednostka samorządu terytorialnego: Gmina Bielawy
• Adres Urzędu Gminy (korespondencja): ul. Garbarska 11, 99-423 Bielawy
• E-mail: gmina@bielawy.pl
• Telefon: 46 838 26 95
• NIP: 834-17-79-075; REGON: 750147857

Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Zgodnie z art. 37 ust. 1 lit. a RODO Administrator — jako organ publiczny — wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. IOD nadzoruje zgodność przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych, doradza Administratorowi w zakresie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz pełni funkcję punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, i dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych na stronie https://bielawy.pl/ oraz realizacji praw wynikających z RODO w tym zakresie.

• Tomasz Szwed – Inspektor Ochrony Danych (IOD)
• Adres korespondencyjny: ul. Garbarska 11, 99-423 Bielawy
• E-mail: tomasz.szwed@cbi24.pl, iod@bielawy.pl
• Telefon: 730 567 007

3.1. Korzystanie ze strony (logi serwera)

Przy każdym połączeniu ze stroną serwer może zapisywać w logach m.in. datę i godzinę żądania, adres IP, adres URL, typ przeglądarki i systemu operacyjnego. Dane te służą zapewnieniu bezpieczeństwa, diagnostyce awarii i ochronie przed nadużyciami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
Okres: zgodnie z polityką operatora hostingu, zwykle do 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów lub prowadzonego postępowania.

3.2. Formularz „Zapytaj Wójta”

Formularz dostępny pod adresem https://bielawy.pl/zapytaj-wojta/ umożliwia przesłanie pytania do Wójta. Przetwarzamy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), temat i treść wiadomości, opcjonalny załącznik (JPG, PNG, PDF, DOC, DOCX do 5 MB), adres IP (ochrona przed nadużyciami) oraz metadane techniczne związane z wysyłką formularza. Dane są zapisywane w bazie systemu strony (panel administracyjny WordPress), przekazywane pocztą elektroniczną do pracowników urzędu oraz – w razie potrzeby – w postaci prywatnego załącznika w bibliotece mediów. Na podany adres e-mail wysyłane jest potwierdzenie otrzymania wiadomości.

Cele: przyjęcie i obsługa korespondencji z interesantem, realizacja zadań publicznych gminy, zapewnienie bezpieczeństwa formularza, ustalenie lub dochodzenie roszczeń.

Podstawa prawna: przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. e RODO (wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym) na podstawie ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie terytorialnym, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego oraz – w zakresie pytań o informację publiczną – ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej; dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo systemu i ochrona przed nadużyciami).

Okres: do czasu załatwienia sprawy, a następnie przez okres wymagany przepisami archiwalnymi, dowodowymi lub do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

Zabezpieczenie antyspamowe: formularze korzystają z usługi Google reCAPTCHA. Google może przetwarzać dane techniczne (w tym adres IP) zgodnie z własną polityką prywatności. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ochrona przed nadużyciami).

Pełna informacja o przetwarzaniu danych w tym formularzu: § 12 niniejszej Polityki.

3.3. Formularz „Prześlij opinię”

Formularz na stronie https://bielawy.pl/dla-mieszkancow/aplikacja-mobilna/przeslij-opinie/ umożliwia przesłanie opinii dotyczącej aplikacji mobilnej gminy. To jedyna funkcja witryny związana z aplikacją mobilną — niniejsza Polityka nie reguluje przetwarzania danych w samej aplikacji. Przetwarzane są te same kategorie danych co w formularzu „Zapytaj Wójta” (bez publikacji danych osobowych na stronie). Dane są zapisywane w bazie systemu strony i przekazywane pocztą elektroniczną do urzędu w celu obsługi opinii przekazanej za pośrednictwem witryny.

Podstawa prawna i okres: jak w pkt 3.2.

Pełna informacja o przetwarzaniu danych w tym formularzu: § 12 niniejszej Polityki.

3.4. Wyszukiwarka strony

Wpisane hasło wyszukiwania jest używane wyłącznie do wyświetlenia wyników na stronie. Nie tworzymy trwałego profilu wyszukiwań Użytkownika. Hasło może jednak trafić do logów serwera wraz z adresem IP i adresem URL żądania.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (udostępnienie funkcji wyszukiwania treści publicznych).
Okres: jak w pkt 3.1 (logi serwera).

3.5. Pliki cookies i localStorage

Strona wykorzystuje pliki cookies oraz localStorage przeglądarki (m.in. zapis zgody na cookies, niezbędne ustawienia dostępności, zamknięte okna informacyjne za zgodą, anonimowy licznik odwiedzin za zgodą). Szczegóły, kategorie i sposób zarządzania opisuje Polityka cookies.

3.6. Licznik odwiedzin

Za zgodą Użytkownika (kategoria cookies „Analityczne”) strona może używać anonimowego identyfikatora gb_visitor_id (ciasteczko) do zliczania sesji odwiedzin (ok. 30 minut) oraz szacowania liczby osób obecnych na stronie. Identyfikator oraz znaczniki czasu aktywności są dodatkowo przechowywane po stronie serwera (baza WordPress) w celu wyświetlenia łącznej liczby odwiedzin i liczby użytkowników online. Nie zapisujemy adresu IP w tym mechanizmie.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 173 Prawa telekomunikacyjnego.
Okres: ciasteczko do 12 miesięcy; dane aktywności online – do 5 minut od ostatniego żądania; łącznik odwiedzin – do czasu trwania projektu strony lub zmiany polityki.

3.7. Powiadomienia push (Web Push)

Po wyrażeniu zgody w przeglądarce możesz subskrybować powiadomienia o komunikatach gminy. Przechowujemy techniczny adres subskrypcji (endpoint), dane subskrypcji wymagane przez przeglądarkę, skrócony opis przeglądarki (user agent) oraz wybrane kanały powiadomień. Subskrypcję możesz wycofać w ustawieniach przeglądarki lub urządzenia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Okres: do wycofania subskrypcji lub usunięcia przez Administratora po utracie ważności endpointu.

3.8. Treści i usługi zewnętrzne

• Facebook (Meta) – osadzony feed strony https://www.facebook.com/GminaBielawy/ na stronie głównej – wyłącznie po zgodzie na cookies „Media zewnętrzne”; Meta może przetwarzać dane zgodnie z własną polityką prywatności.
• YouTube / Vimeo – filmy osadzone w treściach redakcyjnych; po uruchomieniu odtwarzacza dane mogą być przekazywane dostawcy platformy.
• Mapy (OpenStreetMap / Leaflet, Esri) – mapa sołectw w stopce, mapa na stronie Kontakt, mapy inwestycji i miejsc; przeglądarka łączy się z serwerami dostawców kafelków mapowych w celu wyświetlenia mapy.
• unpkg.com (CDN) – dostarczanie biblioteki Leaflet do wyświetlania map; połączenie może ujawniać adres IP Użytkownika operatorowi CDN.
• Osadzone dokumenty PDF – wyświetlanie plików PDF w treściach redakcyjnych za pomocą wtyczek WordPress; przetwarzanie odbywa się głównie lokalnie w przeglądarce.

Podstawa prawna: w zależności od usługi: zgoda Użytkownika (Facebook) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na informowaniu mieszkańców o lokalizacji urzędu, inwestycji, usługach gminnych i treściach publicznych.

Dane osobowe zbierane za pośrednictwem strony internetowej przetwarza wyłącznie Administrator — Gmina Bielawy, działający przez Wójt Gminy Bielawy — Wojciech Miedzianowski. Administrator nie powierza przetwarzania danych osobowych z tej strony podmiotom trzecim (procesorom, podprocesorom ani innym podmiotom przetwarzającym w rozumieniu art. 28 RODO).

Dane mogą być udostępniane wyłącznie:

• pracownikom Urzędu Gminy Bielawy upoważnionym do realizacji zadań związanych z obsługą sprawy lub funkcjonowaniem strony;
• organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. sądy, organy kontroli).

Korzystanie z usług zewnętrznych osadzonych w treści strony (np. Facebook, YouTube, mapy) — opisane w § 3.8 — może powodować przekazanie danych technicznych bezpośrednio do tych dostawców po stronie Użytkownika; nie stanowi to powierzenia przetwarzania danych przez Administratora.

Korzystanie z usług dostawców z siedzibą w USA lub innych państwach trzecich (np. Meta/Facebook, Google/YouTube, infrastruktura push przeglądarek) może wiązać się z przekazaniem danych poza EOG. Dostawcy ci stosują mechanizmy przewidziane RODO (m.in. standardowe klauzule umowne) lub inne podstawy dopuszczalnego przekazania.

Szczegółowe informacje o transferach znajdują się w politykach prywatności poszczególnych dostawców.

Przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych i otrzymania kopii;
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w zakresie przetwarzania opartego na zgodzie (np. cookies analityczne, Web Push, media zewnętrzne); cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

W przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO (zadanie publiczne) prawo sprzeciwu może podlegać ograniczeniom wynikającym z art. 21 ust. 6 RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.

Realizacja niektórych praw może podlegać dodatkowym ograniczeniom wynikającym z przepisów szczególnych, w szczególności w zakresie archiwizacji dokumentacji urzędowej.

W celu realizacji praw możesz skontaktować się z Administratorem danych lub bezpośrednio z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) — dane kontaktowe w § 2.

Podanie danych w formularzach „Zapytaj Wójta” i „Prześlij opinię” jest dobrowolne, lecz niezbędne do przesłania zgłoszenia i jego obsługi przez Administratora. Niepodanie wymaganych pól (m.in. imienia i nazwiska, adresu e-mail, treści wiadomości) uniemożliwi wysłanie formularza.

Przed wysłaniem formularza należy potwierdzić zapoznanie się z informacją o przetwarzaniu danych (§ 12) poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola – jest to wymóg informacyjny, a nie dobrowolna zgoda na przetwarzanie wszystkich danych (podstawą przetwarzania pozostaje realizacja zadania publicznego).

Korzystanie ze strony bez formularzy nie wymaga podawania danych osobowych poza danymi technicznymi przetwarzanymi automatycznie przez serwer oraz – za Twoją zgodą – cookies analitycznymi, funkcjonalnymi, mediami zewnętrznymi i subskrypcją push.

Dane Użytkowników strony nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne ani do profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym w szczególności:

• szyfrowanie transmisji danych (HTTPS);
• kontrolę dostępu do panelu administracyjnego i danych formularzy;
• mechanizmy autoryzacji i uwierzytelniania użytkowników uprawnionych;
• kopie zapasowe i procedury odzyskiwania danych;
• rejestrowanie operacji w systemie (logi zdarzeń serwera);
• zabezpieczenia antyspamowe formularzy (captcha matematyczne lub reCAPTCHA);
• przechowywanie załączników formularzy jako dokumentów prywatnych w systemie.

Polityka może być aktualizowana w razie zmian funkcji strony https://bielawy.pl/, przepisów prawa lub sposobu przetwarzania danych na tej witrynie. Data ostatniej aktualizacji jest wskazana na górze dokumentu. O istotnych zmianach możemy poinformować na stronie.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych i realizacji praw z RODO prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) lub Administratorem:

Inspektor Ochrony Danych (IOD): Tomasz Szwed
E-mail: tomasz.szwed@cbi24.pl; telefon: 730 567 007
Adres: ul. Garbarska 11, 99-423 Bielawy

Administrator danych: Wójt Gminy Bielawy — Wojciech Miedzianowski, działający w imieniu Gmina Bielawy
E-mail: gmina@bielawy.pl; adres: ul. Garbarska 11, 99-423 Bielawy

Niniejszy paragraf stanowi informację o przetwarzaniu danych osobowych w związku z korzystaniem z formularzy wyłącznie na stronie internetowej pod adresem https://bielawy.pl/, zgodnie z art. 13 i 14 RODO. Nie dotyczy aplikacji mobilnej gminy ani innych kanałów poza witryną. Dotyczy formularzy:

• „Zapytaj Wójta” — https://bielawy.pl/zapytaj-wojta/
• „Prześlij opinię” — https://bielawy.pl/dla-mieszkancow/aplikacja-mobilna/przeslij-opinie/ (formularz na stronie www; umożliwia przekazanie opinii o aplikacji mobilnej gminy)

Administrator i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem jest Wójt Gminy Bielawy, działający w imieniu Gmina Bielawy, ul. Garbarska 11, 99-423 Bielawy, NIP: 834-17-79-075, e-mail: gmina@bielawy.pl. Inspektorem Ochrony Danych jest Tomasz Szwed — kontakt: tomasz.szwed@cbi24.pl, iod@bielawy.pl.

Dane z formularzy przetwarza wyłącznie Administrator. Administrator nie powierza przetwarzania danych z tych formularzy podmiotom trzecim.

Cele i podstawy prawne

Dane przetwarzane są w celu: przyjęcia i rejestracji zgłoszenia, kontaktu z Użytkownikiem, realizacji zadań publicznych gminy, zapewnienia prawidłowego działania formularza oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO (zadanie publiczne) na podstawie ustawy o samorządzie terytorialnym, KPA i – w razie potrzeby – ustawy o dostępie do informacji publicznej; dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie bezpieczeństwa systemu.

Zakres danych

Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), temat i treść wiadomości, opcjonalny załącznik, adres IP, data i czas zgłoszenia, identyfikator sesji formularza (ciasteczko gb_zw_sid), metadane techniczne wysyłki oraz treść e-maila potwierdzającego.

Odbiorcy i okres przechowywania

Dane mogą być udostępniane wyłącznie pracownikom urzędu uprawnionym do obsługi sprawy oraz organom uprawnionym na podstawie prawa (§ 4). Dane przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, w tym w bazie systemu strony obsługiwanej przez Administratora, a następnie przez czas wynikający z przepisów archiwalnych lub do przedawnienia roszczeń.

Prawa Użytkownika

Przysługują prawa z § 6 niniejszej Polityki, w tym dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw (z uwzględnieniem art. 21 ust. 6 RODO), przenoszenie danych – w zakresie przewidzianym przepisami – oraz skarga do Prezesa UODO.

Oświadczenie Użytkownika

Przed przesłaniem zgłoszenia Użytkownik zobowiązany jest zapoznać się z niniejszą informacją i potwierdzić ten fakt poprzez zaznaczenie pola wyboru w formularzu. Pole to nie stanowi zgody jako podstawy prawnej przetwarzania danych niezbędnych do obsługi zgłoszenia.